1. Räume und Nutzung erfassen
Listen Sie Büros, Besprechungsräume, Küche, Sanitärbereiche, Empfang, Lager und Verkehrsflächen getrennt auf. Ergänzen Sie Mitarbeitendenzahl, Kundenverkehr und besondere Belastungen.
2. Aufgaben nach Intervall ordnen
- Bei jedem Termin: stark genutzte Böden, Sanitär, Abfall und Küche nach Bedarf
- Wöchentlich: weniger genutzte Flächen, Türen oder Detailpunkte
- Monatlich oder saisonal: schwer erreichbare Bereiche, ausgewählte Glasflächen oder Grundreinigung
- Auf Abruf: Sonderverschmutzung, Veranstaltung oder zusätzliche Räume
3. Arbeitsplätze klar regeln
Legen Sie fest, ob Schreibtische nur frei zugänglich gereinigt werden. Persönliche Unterlagen, Monitore und technische Geräte sollten ohne ausdrückliche Freigabe nicht bewegt werden.
4. Verbrauchsmaterial getrennt behandeln
Papier, Seife, Müllsäcke oder Hygieneartikel können Teil des Auftrags sein, müssen aber eindeutig beschrieben werden. Sonst entstehen unterschiedliche Annahmen bei Angebot und Abrechnung.
5. Zutritt und Sicherheit organisieren
Schlüssel, Zutrittskarten, Alarmanlage, Sperrbereiche und eine erreichbare Kontaktperson gehören vor dem ersten Termin geklärt. Dokumentieren Sie auch, wie ein Schlüsselverlust oder technischer Alarmfall behandelt wird.
6. Qualitätskontrolle definieren
Vereinbaren Sie einen einfachen Rückmeldeweg und prüfen Sie nach der Startphase, ob Umfang und Intervall passen. Einzelne Beanstandungen sollten konkret nach Raum, Stelle und Datum beschrieben werden.
7. Änderungen mitdenken
Büros verändern sich. Mehr Mitarbeitende, Homeoffice, Umbauten oder neue Kundenbereiche können den Bedarf verschieben. Ein guter Plan lässt sich anpassen, ohne den gesamten Auftrag neu zu erfinden.